المسمى الوظيفي:  أخصائي مشتريات أول

الهدف العام من الوظيفة

ضمان تنفيذ عمليات المشتريات بكفاءة وشفافية وفق القوانين واللوائح المالية المعتمدة في حكومة رأس الخيمة، بما يحقق الاستخدام الأمثل للموارد المالية ويضمن تلبية احتياجات الإدارات في الوقت المناسب وبأعلى جودة ممكنة.

المهام والاختصاصات

إعداد وتنفيذ خطط المشتريات السنوية بالتنسيق مع الوحدات التنظيمية المعنية، وفقًا لموازنة الدائرة المعتمدة.

إعداد طلبات الشراء (PRs) في النظام المالي (SAP) بناءً على الاحتياجات المعتمدة من الإدارات المختلفة، ومتابعة تنفيذها والتأكد من استيفاء جميع البيانات والموافقات المطلوبة، حتى إصدار أمر الشراء واستلام الخدمة على النظام.

إعداد ودراسة عروض الأسعار، وإجراء المقارنات الفنية والمالية وفق الضوابط المعتمدة.

إدارة العقود والموردين من حيث التسجيل، المتابعة، والتجديد، وضمان الالتزام ببنود العقود الموقعة.

التنسيق مع الموردين لضمان تسليم المشتريات في الوقت المحدد وبالمواصفات المطلوبة.

مراجعة الفواتير ومطابقتها مع طلبات وأوامر الشراء ووثائق الاستلام قبل رفعها للدفع.

المساهمة في إعداد تقارير المشتريات الدورية (شهرية - ربع سنوية - سنوية) وتحليل الإنفاق الفعلي مقابل الموازنة.

حفظ وتنظيم ملفات العقود والمناقصات والسجلات ذات الصلة بالمشتريات لضمان سهولة الرجوع إليها.

المساهمة في تطوير سياسات وإجراءات المشتريات بما يعزز الشفافية والكفاءة التشغيلية.

دعم عمليات التدقيق الداخلي والخارجي من خلال توفير الوثائق والتوضيحات المطلوبة.

متابعة تجديد العقود السنوية مع الموردين وضمان الالتزام ببنودها التعاقدية.

استلام السلفة النثرية للمشتريات الاقل من 1000 درهم ومتابعه صرفها طبقا لسياسة السلفة النثرية المطبقة بدائرة المالية واعداد الكشف الشهري الخاص بها وتسليمها لقسم المالية للمراجعه.

تقديم التوصيات بشأن تقييم الموردين وأدائهم واقتراح إدراج أو استبعاد الموردين من القائمة المعتمدة

الكفاءات السلوكية العامة

التميز في التنفيذ والنتائج

التواصل الفعال

الابداع والابتكار

التركيز على المتعاملين

العمل بروح الفريق / التعاون

الوعي التنظيمي والأخلاقي

المؤهل العلمي

بكالوريوس في المحاسبة / المالية / إدارة أعمال

عدد سنوات الخبرة المطلوبة لشغل الوظيفة

خبرة لا تقل عن (3) سنوات في المجال المالي والمحاسبي،المشتريات